Montag

Rechnungsbearbeitung auf der Höhe der Zeit - QM-Blog


Qualität heißt immer auch, mit der Zeit zu gehen, sorgfältig zu arbeiten und nicht in einen Trott zu verfallen. Gerade in der schnelllebigen Internetwirtschaft kann man nicht einfach Dienst nach Vorschrift machen, das Netz lebt, verändert sich und eine Firma, die sich behaupten möchte, muss Schritt halten. War es früher genug, die Rechnungen ordentlich abzuheften, gibt es heute moderne Systeme, die diverse platz- und zeitfressende Arbeiten einfach übernehmen, von E-Mails über Personalakten bis hin zu Rechnungsbearbeitung helfen uns die Arbeiter der Zukunft, uns auf das Wesentliche zu fokussieren.

Transparenz und Automatismus

In vielen Firmen gibt es tonnenweise Akten und Papierstapel, die die Gänge und Räume verstopfen. Durch moderne Technik ist es möglich, dass all diese Dokumente digitalisiert werden und somit auch am Computer bearbeitet werden können. Das reduziert die Fehlerquote sofort enorm, da die meisten Fehler durch die manuelle Bearbeitung entstehen. Auch das Verschwinden von Dokumenten wird quasi unmöglich, womit auch eine höhere Sicherheit und natürlich auch Transparenz gewährleistet ist. Wenn ein Papier früher in der falschen Abteilung gelandet ist, musste es über langwierige Umwege zurück, auch dieser Zeitfresser ist eliminiert. Dadurch, dass alles auch per Suchwort gefunden werden kann, muss man nicht stundenlang Akten durchwühlen, nur für ein paar Dokumente.

Zeit ist Geld

Man muss sich das mal vorstellen. Egal ob ein Mitarbeiter Fragen zu alten Rechnungen hat, oder man Dokumente vergleichen möchte, Vorlagen sucht, auch kann man durch den Überblick über die Firma klarer verstehen, wo man Kosten sparen und wo man investieren muss. Rechnungen können einfach per Mail verschickt werden, das spart Papier und schont die Umwelt. Wunderbar ist auch das automatische Lesen von Rechnungen, ebenso wie bei einem Schreibprogramm, das eine Rechtschreibfehlersoftware besitzt, können auch hier die Rechnungen nach Fehlern durchforstet werden, vollautomatisch. Eine moderne Firma hortet keine verstaubten Akten, sie digitalisiert. Wer denkt, dass es sich hierbei nur um einen Trend handelt, der wird eines Besseren belehrt werden, denn vor einigen Jahren noch hielt man auch den Internetverkauf für einen Trend, jetzt müssen Geschäfte um ihre Existenzen bangen, weil viele Menschen nur noch online kaufen.