Montag

Rechnungsbearbeitung auf der Höhe der Zeit - QM-Blog


Qualität heißt immer auch, mit der Zeit zu gehen, sorgfältig zu arbeiten und nicht in einen Trott zu verfallen. Gerade in der schnelllebigen Internetwirtschaft kann man nicht einfach Dienst nach Vorschrift machen, das Netz lebt, verändert sich und eine Firma, die sich behaupten möchte, muss Schritt halten. War es früher genug, die Rechnungen ordentlich abzuheften, gibt es heute moderne Systeme, die diverse platz- und zeitfressende Arbeiten einfach übernehmen, von E-Mails über Personalakten bis hin zu Rechnungsbearbeitung helfen uns die Arbeiter der Zukunft, uns auf das Wesentliche zu fokussieren.

Transparenz und Automatismus

In vielen Firmen gibt es tonnenweise Akten und Papierstapel, die die Gänge und Räume verstopfen. Durch moderne Technik ist es möglich, dass all diese Dokumente digitalisiert werden und somit auch am Computer bearbeitet werden können. Das reduziert die Fehlerquote sofort enorm, da die meisten Fehler durch die manuelle Bearbeitung entstehen. Auch das Verschwinden von Dokumenten wird quasi unmöglich, womit auch eine höhere Sicherheit und natürlich auch Transparenz gewährleistet ist. Wenn ein Papier früher in der falschen Abteilung gelandet ist, musste es über langwierige Umwege zurück, auch dieser Zeitfresser ist eliminiert. Dadurch, dass alles auch per Suchwort gefunden werden kann, muss man nicht stundenlang Akten durchwühlen, nur für ein paar Dokumente.

Zeit ist Geld

Man muss sich das mal vorstellen. Egal ob ein Mitarbeiter Fragen zu alten Rechnungen hat, oder man Dokumente vergleichen möchte, Vorlagen sucht, auch kann man durch den Überblick über die Firma klarer verstehen, wo man Kosten sparen und wo man investieren muss. Rechnungen können einfach per Mail verschickt werden, das spart Papier und schont die Umwelt. Wunderbar ist auch das automatische Lesen von Rechnungen, ebenso wie bei einem Schreibprogramm, das eine Rechtschreibfehlersoftware besitzt, können auch hier die Rechnungen nach Fehlern durchforstet werden, vollautomatisch. Eine moderne Firma hortet keine verstaubten Akten, sie digitalisiert. Wer denkt, dass es sich hierbei nur um einen Trend handelt, der wird eines Besseren belehrt werden, denn vor einigen Jahren noch hielt man auch den Internetverkauf für einen Trend, jetzt müssen Geschäfte um ihre Existenzen bangen, weil viele Menschen nur noch online kaufen.

Unmotiviert, desinteressiert und lustlos - QM-Blog


Die Überschrift spiegelt das typische Verhalten in vielen Klassenräumen Deutschlands wieder. Natürlich können nicht alle Schüler über einen Kamm geschert werden. Aber insgesamt gibt es einen zu hohen Anteil an Personen, die den Unterricht über sich ergehen lassen, ohne einen Nutzen daraus zu ziehen. Die Gründe dafür sind vielfältig.
Häusliche Probleme können die jungen Gemüter stark belasten. Gibt es Probleme mit den Eltern oder auch zwischen den Eltern, so kann dies die Lernfähigkeit der Schüler beeinträchtigen. Die Aufmerksamkeit gilt in diesem Fall anderen Dingen und der Drang zum Lernen ist einfach nicht vorhanden. Häufig wird aber auch schon vergessen die Weichen zu stellen. Im Elternhaus sollten die Kinder und Jugendlichen bereits auf das Leben in der Schule oder auch im Kindergarten vorbereitet werden. Das Erkennen von Farben, das Zählen und auch die ersten Buchstaben beherrschen diverse Kinder bereits, bevor es in der jeweiligen Lernanstalt auf dem Programm steht. Und dies ist das nächste Problem.
Es gibt eine große Differenz zwischen dem Wissen der Kinder. Einigen fällt der Unterricht, weil die Eltern gut vorgesorgt haben, zu Beginn leichter. Diese erlangen Motivation weil sie Erfolg haben. Aus dem gegenteiligen Grund sind andere demotiviert. Ein Lehrer hat hingegen die Aufgabe alle zu erreichen. Dazu müssen Unterrichtsmethoden entwickelt werden. Dies reicht von einem persönlichen Eingehen auf die Schüler, bis hin zu der Empfehlung von Nachhilfe. Aber auch mit den vorbereiteten Materialien können die Bankdrücker erreicht werden. Leider fehlt Lehrern häufig die Zeit, um Übungen vorzubereiten. Aber auch dafür gibt es eine Lösung:
Auch wenn Lehrer von vielen belächelt werden, ob der eigentlichen Freizeit, welche sie genießen müssten, so lastet doch eine große Verantwortung auf ihren Schultern. Die zukünftige Generation muss genügend Wissen erlangen, um im Leben bestehen können. Und die Schüler von heute machen es den Lehrern nicht unbedingt leicht.

Schreiben und Schreiben lassen - QM-Blog


as Ghostwriting ist spätestens seit dem Skandal um Gutenberg in Deutschland nicht gern gesehen. Dennoch boomt die Branche. Aus den unterschiedlichsten Bereichen kommen die Anfragen nach einer Unterstützung im Bereich des wissenschaftlichen Schreibens. Eine Anlaufstelle, um die Voraussetzungen und Möglichkeiten zum Thema "Facharbeiten erstellen lassen" abzuklopfen, bieten professionelle Ghostwriting-Dienste. Die schlechte Publicity basiert jedoch auch auf der falschen Anwendung der vorgesetzten Arbeiten.
Recherche
Ein wesentlicher Aspekt, welcher viel Zeit in Anspruch nimmt und die Grundlage für eine erfolgreiche Ausarbeitung bedeutet, ist die Literaturrecherche. Diese wird auf Anfrage vom Dienstleister übernommen. Im Umkehrschluss bedeutet dies natürlich auch, dass der Auftraggeber die Quellen auch vorgeben kann. Weiterhin ist es möglich nur die Recherche vom Ghostwriter durchführen zu lassen und das Schreiben selber zu übernehmen.
Stil und Ausdruck
Wer die Recherche selber übernimmt, der lässt die Arbeit vielleicht schreiben, weil sein Ausdrucksvermögen nicht ausreicht, um erfolgreich formulieren zu können. Dies ist nicht jedem gegeben. Entsprechend suchen viele Studenten nach einer Möglichkeit sich selber einzubringen - hier die Literaturrecherche - die Hauptarbeit jedoch auszulagern. Der Ghostwriter erwartet natürlich, dass sein Werk nur als Vorlage bzw. als Anregung genutzt wird und wenigstens nochmals umgeschrieben wird. In Wahrheit passiert dies jedoch selten.
Wissenslücken
Teilweise basieren die Anforderungen an eine Ausarbeitung auf Wissen unterschiedlicher Bereiche. Unter Umständen liegt dem Studenten einer dieser Bereiche nicht besonders. In diesem Fall ist es z.B. möglich nur einen kleinen Teil der Ausarbeitung auszulagern. Wichtig ist es hier jedoch die Verbindung zum eigentlichen Thema zu halten.
Zeit
Eine weitere Baustelle ist die Zeit. Wer direkt nach seinem Studium mit der Arbeit beginnen konnte und jetzt gute Geld verdient, der möchte vielleicht keine Zeit aufwenden, um noch eine wissenschaftliche Ausarbeitung abzuliefern. Gleichzeitig ist dies jedoch notwendig und teilweise sogar Voraussetzung für die dauerhafte Anstellung. Hilfe ist hier zweifelsfrei erwünscht.

Das neumodische Archiv ist digital - QM-Blog


Sterben die staubigen Archive in Zukunft aus? In unserer digitalen Gesellschaft wäre es nicht verwunderlich, wenn immer mehr Unternehmen ihre Daten auf Speichermedien ablegen. Besonders in großen Firmen kann der Weg in das Archiv zu einem Ausflug werden. Mehrere Etagen geht es runter und vielleicht muss sogar noch das Gebäude gewechselt werden, bis der Arbeitnehmer angekommen ist. Nun beginnt die Suche. Zahlreiche Schränke werden geöffnet, Einbände gelesen und Akten durchsucht. Viele Leute haben schon oft gedacht, besonders wenn sie gerade selber nach etwas suchen mussten, warum dies nicht einfacher geht. Dieser Wunsch kann in Erfüllung gehen.
Die digitale Archivierung macht´s möglich. Sie steigert die Effizienz in der Firma. Kein langwieriges Suchen mehr. Die notwendigen Dokumente werden eingelesen und abgelegt. Wenn diese mit den richtigen Bezeichnungen versehen werden, können diese zielgenau gesucht und gefunden werden. Dadurch sind stundenlange Ausflüge ins Archiv überflüssig geworden. Das Archiv lässt sich bequem über den Rechner abrufen und erleichtert dadurch die Arbeit ungemein. Vielmehr ist es eine enorme Zeitersparnis und die Geduld der Arbeitnehmer wird weit weniger auf die Probe gestellt. Dies gilt sogar in mehrfacher Hinsicht.
Häufig kommt es vor, dass mehrere Arbeitnehmer die gleiche Akte benötigen. Ein Kollege könnte z.B. derzeit beurteilt werden und gleichzeitig umziehen. Zwei Dinge, die von unterschiedlichen Stellen im Unternehmen behandelt werden. Beide Mitarbeiter bräuchten die Akte. Während einer sie findet und mitnimmt, hat der andere jetzt ein Problem. Im schlimmsten Fall gibt es nicht einmal ein Ablagesystem. Dann weiß der suchende Mitarbeiter nicht einmal wo die Akte jetzt ist. Im besten Fall nervt er seinen Kollegen, dass dieser sich mit der Akte beeilen soll, weil er sie selber braucht.
Die digitale Archivierung verläuft über Spezialscanner. Die eingelesenen Daten werden in unterschiedliche IT-Umgebungen transferiert. Die Ausgabe erfolgt in gängige Datenformate. Dies sorgt für ein effizienteres Unternehmen.

Sonntag

CAQ / QM-Software unterstützt das Thema Prozessmanagement - QM-Blog

Wenn Prozesse und Qualität stimmen und zusammenspielen, sind Unternehmen oft auch erfolgreich im Markt tätig. Das dachte man sich auch bei der CWA GmbH und entwickelte eine Prozessmanagement und QM-Software, die beide Themen zusammenführen. CWA ist ein Software-Unternehmen in Lilienthal bei Bremen, die sich schon viele Jahre mit Softwarelösungen für die Themenkreise Prozessmanagement und Qualitätsmanagement beschäftigt.


Die CAQ und QM-Software CWA Flow ist eine Software, die sowohl das Prozessmanagement als auch das Qualitätsmanagement (CAQ) unterstützt und dabei ohne jede spezielle Software auf dem Desktop auskommt. Die gesamte Funktionssteuerung erfolgt über den Browser, dessen Visualisierungsmöglichkeit auch dafür eingesetzt wird, um Prozesse sichtbar zu machen und die damit verbundenen Informationen bereitzustellen. Die Abkürzung CAQ steht für Computer Aided Quality (CAQ). Wobei speziell bei der CAQ und QM-Software die Visualisierung eine große Rolle spielt. Alle Prozessmodelle werden mithilfe der CAQ und QM-Software direkt im Browser erstellt.


Neben den erforderlichen Prozessbeschreibungen lässt sich auch die gesamte QM-Dokumentation direkt innerhalb der CAQ und QM-Software erstellen. Verantwortlichkeiten, Freigaben, Audits und Maßnahmen lassen sich als anschaulicher Workflow erstellen, steuern und auswerten. Jeder am Prozess beteiligte Mitarbeiter erhält genau die Informationen, die er braucht, um seine eigene Arbeit zu erledigen und den gesamten Prozessablauf zu verstehen. In der Summe entsteht mit einer CAQ und QM-Software für das Thema Prozessmanagement eine Transparenz, die das Geheimnis reibungsloser Prozesse ist. Arbeitsprozesse, bei denen jeder weiß, worum es geht und welchen Anteil er leisten muss, damit sich am Ende die gewünschte Qualität ergibt.