Donnerstag

Die haeufigsten Abweichungen im Zertifizierungsaudit

Vier erfahrene Auditoren geben hier Einblick in Ihre Erfahrungen bezüglich Abweichungen im Zertifizierungsaudit. Jeder Auditor kommentiert seine Hitliste der häufigsten Abweichungen und erläutert die Hauptursachen, die zu den Abweichungen geführt haben.

Lernen Sie aus der Erfahrung dieses einzigartigen Experten-Teams und nutzen Sie dies für Ihre Re-Zertifizierungen, Überwachungsaudits sowie Erst-Audits!

Literaturtipp zum Umweltmanagement

Anleitung für ein Umweltmanagement
Der Leitfaden zur Einführung und Anwendung eines Umweltmanagementsystems

Dienstag

Was sind Arbeitsanweisungen und wie werden sie erstellt?

Die Arbeitsanweisung dient dem Mitarbeiter, sich den Ablauf einer Tätigkeit in Erinnerung zu rufen, oder seinem Kollegen oder seiner Vertretung. Weitere QM Dokumente können Verfahrensanweisungen und Checklisten sein.
Folgende Inhalte für eine Arbeitsanweisung im z.B. Word Format haben sich als nützlich erwiesen:
Einheitlicher Kopf (Vorschrift DIN 9001), Firmenname, Firmenlogo
Geschäftsprozess: Es kann ausgewählt werden, ob es sich um einen Supportprozess, Kernprozesss oder einen Managementprozess handelt
Titel: Der Titel dient dem Auffinden durch andere, beispielsweise "Zentraldrucker bedienen"
Revision: Der Überarbeitungsstatus muss aktuell gepflegt werden, kann beispielsweise chronologisch hochgezählt werden (1,2,3)
Dokumenten-Status: Gibt Aufschluss darüber, ob das QM Dokument sich bereits im Umlauf befindet, beispielsweise "In Bearbeitung", "In Genehmigung", "In Überarbeitung", "Genehmigt".
Geltungsbereich / Organisation: Ist bei teilweise Zertifizierungen möglich, beispielsweise "Filiale A" oder "Abteilung Süd Deutschland".
Erstellt am: sollte automatisch befüllt werden
Erstellt durch: Mitarbeiter Vor- und Zunamen
Verantwortlich: Rolle des Verantwortlichen, keinen Mitarbeiter Namen verwenden, da dieser sich ändern kann, beispielsweise "Leiter Einkauf"
Qualitätsanforderung: In vollständigen Sätzen formulieren, was der Benefit / Nutzen dieser Tätigkeit ist, beispielweise: Zur Kosteneinsparung und zur geringeren Umweltbelastung wird der Drucker Xy zentral benutzt.
Beschreibung: Die gesamte Tätigkeit kann in einzelne Abschnitte mit sprechenden Überschriften versehen werden, beispielsweise:
Druckauftrag starten
Um den Zentraldrucker nutzen zu können, muss er am Arbeitsplatz PC eingerichtet sein. Der Mitarbeiter prüft dies und meldet eine noch einzurichtende
Druckerverbindung dem Administrator. Mit der Tastenkombination wird im Druckermenü der "Zentraldrucker" ausgewählt. Und so weiter...

Papierstau im Zentraldrucker beseitigen
Ein Papierstau wird daran erkannt, dass dies im Display des Druckers steht. Zum Beheben den Seitendeckel öffnen und das Papier entfernen.
Wenn der Drucker nach dem Entfernen des Papiers noch nicht funktioniert, kann an weiteren Stellen der Papierstau beseitigt werden. Hierzu das
Drucker Handbuch auf Seite 123 lesen.

Im Zentraldrucker Papier nachlegen
Bei der Displaymeldung "Out of paper" kann neues Papier in der 80 g Stärke aus dem untersten Fach des Druckertisches nachgelegt werden.
Folgende Vorgehensweise ist anzuwenden:
1. Seitedeckel öffnen
2. Oberes Papierfach bis Anschlag herausziehen
3. Höchstens 500 Blatt nachlegen
4. Papierfach einschieben
5. Seitendeckel schließen
6. Drucker prüfen durch

Der Detailierungsgrad hängt vom Verständnis des Mitarbeiters ab, oder vom QMB oder vom Vorgesetzten oder von allen. Für regelmäßig auftretende Tätigkeiten ist es jedoch empfehlenswert, soweit ins Details zu gehen, dass keine weiteren Dokumente wie z. B. Handbücher benötigt werden. Hilfreich ist ebenfalls ein Test, ob die Vertretung mit dieser Arbeitsanweisung "arbeiten" kann, ohne Rückfragen zu stellen.

Bereich / Rolle: Aus dem Organigramm ausgewählte Bereiche und Rollen bestimmen den Mitarbeiter, für den diese Tätigkeit gedacht ist, beispielsweise Alle Mitarbeiter / IT Mitarbeiter

Mitgeltende Unterlagen: Es können an zentraler Stelle liegende Handbücher oder Checklisten mit einem Hyperlink versehen werden, um so dem Mitarbeiter das Suchen von Dokumenten zu ersparen.

Auditfrage: Zu jedem Abschnitt im Bereich "Beschreibung" wird eine Auditfrage formuliert, beispielsweise: Zeigen Sie mir an ihrem Arbeitsplatz PC ihre Druckerverbindungen. Ist der Zentraldrucker eingerichtet?
Auditantwort: Dient dem Auditor als Hilfe, beispielsweise: Auditor prüft mit Mitarbeiter unter Start / Einstellungen / ... ob der Zentraldrucker eingerichtet ist.

Durch die Auditierung jeden einzelnen Abschnittes ist gewähleistet, dass der Prozess, wie er in der Arbeitsanweisung beschrieben ist, eingehalten wird.

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Montag

ITIL und die neue ISO 20000 sind nicht nur etwas für Großunternehmen

Selbst kleine IT-Dienstleister, die entweder viele Kunden haben, oder Dienstleister von Großunternehmen sind werden um die ITIL Best Practises und ggf. um eine ISO 20000 Zertifizierung (www.iso.org) nicht mehr herum kommen. IT-Manager von Großunternehmen bereiten die Zertifizierung schon heute vor, um sie anschließend an Ihre IT-Dienstleister „weiterzuempfehlen“ (ähnlich wie bei der bereits weitreichend umgesetzten ISO 9000).

Damit das Tagesgeschäft reibungslos verläuft ist die Implementierung der ITIL Basiskonzepte Service Support und Service Delivery eine wichtige Grundlage. Zugleich wird zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit effizientere Support- und Lieferleistung gefordert. Ohne Benennung und Dokumentation der einzelnen Subprozesse ist vor allem der Service Support schlicht nicht managebar. Das gilt einerseits für die Subprozesse zum Kunden hin: Incident Management und Problem Management. Andererseits gilt dies ebenso für die Prozesse die ein stabiles Endprodukt gewährleisten: Release Management und Configuration Management... Via: openpr.de

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